Para criar um novo departamento, devemos acessar a página com a listagem de departamento, clicando no menu PBX IP, em seguida clique no submenu CONFIGURAÇÕES e depois em DEPARTAMENTOS.

Lista de Departamentos

Após entrar na tela de departamentos, basta clicar no botão .

A tela para adicionar um departamento se abrirá, contendo 3 quadros com as informações necessárias para a criação de departamentos. São eles: Básico, Ramais associados e Contas associadas. Abaixo vamos detalhar cada quadro.

Básico

É necessário inserir um nome para identificar o departamento, que também vai ser utilizado para melhor visualização nos relatórios.

Ramais associados

Este quadro possui 2 listas, a da esquerda contém todos os ramais cadastrados na empresa que ainda não estão associados a um departamento, e a lista da direita mostra os ramais selecionados para fazer parte deste departamento.

Para selecionar um ramal, basta dar duplo clique sobre ele ou então selecionar o ramal e clicar no ícone . Para remover um ramal selecionado, selecione-o e clique no ícone .

Contas associadas

Este quadro também possui 2 listas, a da esquerda contém todos as contas cadastrados na empresa que ainda não estão associadas a um departamento, e a lista da direita mostra as contas selecionadas para fazer parte deste departamento.

Para selecionar uma conta, basta dar duplo clique sobre ela ou então selecioná-la e clicar no ícone . Para remover uma conta selecionada, selecione-a e clique no ícone .

Concluindo a criação de um novo Departamento

Ao finalizar o preenchimento dos campos obrigatórios para a criação de um departamento, basta clicar no botão  no final da página.

Opção 1

Clique no menu PBX IP, em seguida clique no submenu RAMAIS/GRUPOS e depois em RAMAIS.

Opção 2

Uma forma rápida de acessar a página de Ramais é utilizar o quadro ATALHOS da página inicial do sistema. Basta clicar no primeiro item RAMAIS.

Lista de Ramais

Após entrar na tela de Ramais, basta clicar no botão .

A tela para adicionar um ramal se abrirá, contendo 7 quadros com as informações necessárias para a criação de ramais. São eles: Informações, Recursos, Siga-me, Permissão de Discagem/Rota de Saída, Configurações Avançadas, Limite de Tráfego e Informações de Relacionamento. Abaixo vamos detalhar cada quadro.

Informações

No quadro abaixo constam as principais informações do contato.

Básico

O sistema automaticamente sugere um número de ramal disponível dentro da faixa de ramais da empresa. O e-mail é necessário para o usuário receber os alertas de seu ramal, como correio de voz, chamadas perdidas, etc.

A senha desse quadro é composta de 4 dígitos e deve ser somente numérica, e será utilizada para acessar o correio de voz, painel de controle do usuário e o softphone Phone2You.

Telefones

Os campos de telefone servem tanto para constar na lista de contatos da empresa, como para ser configurado o Siga-me do ramal. Caso o usuário esteja habilitado a configurar Siga-me, basta marcar a caixa HABILITAR PARA SIGA-ME. Se o Pbx IP tiver chips GSM do plano empresa e o usuário tiver um celular da empresa, ao configurar Siga-me para o celular, as ligações serão encaminhadas sem custo (caso o chip da central tenha um plano de custo zero para ligações dentro do plano).

Particularidades

A opção Departamento serve para classificar os contatos em cada departamento da empresa e o Grupo de Captura serve para definir se o usuário terá permissão para capturar ligações que forem encaminhadas para o grupo que ele esteja inserido.

Se a opção ”Usar tronco chave como identificador externo” estiver marcada, quando o ramal fizer uma ligação externa, o número que irá aparecer no destino será o número principal da empresa. Caso ele deseje que sua identificação apareça outro número da faixa E1 disponível, basta marcar a opção “Identificação externa” e digitar o número desejado.

Recursos

No quadro abaixo é possível habilitar ou desabilitar os recursos disponíveis para cada ramal.

Funcionalidades

A opção Chefe-secretária é útil em casos onde um diretor possui uma secretária, e as ligações efetuadas para o ramal dele sempre passarão primeiro pela secretária.

Se a opção Chamada em espera estiver habilitada, o ramal pode receber ligações simultanemante, colocando uma em espera para atender outra.

Ao receber uma chamada e o ramal não atender, o ramal irá receber um e-mail avisando sobre a chamada perdida, caso a opção “Notificação de chamada perdida” estiver habilitada.

Ao marcar a opção Modo Porteiro, o toque será modificado quando as pessoas receberem ligações deste ramal.

Ao habilitar o “Não perturbe“, as ligações efetuadas para o ramal serão encaminhadas para o Siga-me que estiver configurado em caso de Ocupado, como Correio de voz, grupo, fila, etc.

A opção “Permitir acesso direto ao tronco” é útil para os administradores da telefonia realizarem testes com os troncos, pois poderão realizar ligações escolhendo o tronco desejado no momento da ligação, bastando digitar um código antes da ligação.

Se o ramal configurado for de uma secretária, recomenda-se ativar a opção “Permitir acesso a mesa operadora“, onde ela poderá visualizar em tela o status de cada ramal e gerenciar as ligações e transferências.

Caso o usuário for utilizar seu ramal fora da rede interna da empresa, em viagens por exemplo, ele deve marcar a opção “Criar ramal externo“. Em casos como o uso do ramal externo num softphone em um celular, é útil marcar a opção “Desabilitar código para Ligações Externas“, pois facilitaria ao discar para um número da agenda do celular, que foi cadastrado sem o código no início do número.

Para o ramal aparecer na listagem de contatos da empresa, basta marcar a opção “Permitir listagem do ramal na lista online“.

Correio de Voz

Ao receber um novo Correio de voz, o sistema pode enviar o áudio via e-mail com um arquivo MP3 anexo da gravação, bastando marcar a opção “Anexa e envia a mensagem de voz“. Para não sobrecarregar o uso de disco do servidor, a opção “Apaga a mensagem de voz após o envio” deve ser habilitada, portanto não será possível visualizar as mensagens de voz pelo Painel do usuário nem pelo ramal, somente pelo e-mail.

Painel de Controle

Cada ramal tem seu próprio Painel de Controle do Usuário, onde ele tem diversas funcionalidades para operar seu ramal. Para conceder acesso do ramal a este painel, deve-se habilitar a opção “Permitir acesso ao painel de controle“.

Além de poder dar acesso ao Painel de Controle, é possível definir quais recursos estarão disponíveis para cada usuário, como: Visualizar últimas ligações, Permitir ouvir ligações gravadas do ramal, Configurar ramal, Relatório de ligações, Envio de fax, Visualizar fax enviados, Reunião virtual e Lista online.

Siga-me

Neste quadro o usuário define a configuração de Siga-me para cada estado do ramal (Não atendida, Sempre, Ocupado), podendo ter configurações diferentes dentro e fora do expediente. Caso ele queira a mesma configuração, basta marcar a opção “Utilizar mesma configuração de Com expediente“.

Caso o usuário tenha permissão, ele poderá modificar essas configurações através do Painel de Controle do Usuário.

Permissão de discagem / Rota de Saída

Aqui é possível determinar a Rota de Saída que será utilizada para as ligações daquele ramal, para quais destinos o usuário poderá realizar ligações, e a duração máxima de cada ligação para cada destino, podendo ter configurações diferentes dentro e fora do expediente. Caso ele queira a mesma configuração, basta marcar a opção “Utilizar mesma configuração de Com expediente“.

Configurações Avançadas

Protocolo

Nesse quadro são configurados os protocolos que irão definir o tipo do ramal. Os ramais padrões são SIP, portanto essa opção deve ficar marcada.

Codecs

Os codecs são responsáveis pela compactação e encriptação dos pacotes de voz durante uma ligação. Para escolher os que serão utilizados, selecione-os na lista de Disponíveis e clique no ícone . Para retirar um codec escolhido, selecione-o na lista de Selecionados e clique no ícone .

Para alterar a ordem de utilização dos codecs, selecione o codec na lista de Selecionados e clique nos ícones ou .

Opções Especiais

A senha do protocolo é a senha utilizada para se configurar um ramal em um telefone IP ou softphone, portanto deve ser uma senha forte e mantida sob sigilo.

O campo contexto é utilizado para casos onde houver aplicações personalizadas no Pbx IP, portanto recomenda-se NÃO ALTERAR essa informação.

A opção DTMF modifica o tipo de sinalização DTMF que será utilizado no aparelho/software que o ramal está configurado.

Para alterar a quantidade de ligações que um ramal poderá realizar simultaneamente, basta modificar o campo “Chamadas Simultâneas“.

O tempo de toques define a quantidade de vezes que o telefone irá tocar até ser redirecionado para o Siga-me configurado opção Não Atendida.

Quando o sistema está configurado para utilizar um usuário e senha antes de cada ligação, ao escolher uma opção em Código da Conta, o ramal já fica associado a essa conta. Essa opção é útil onde um determinado ramal fica em segurança em um local, onde a pessoa sabe que ninguém mais terá acesso a ele e portanto, poderá discar diretamente sem utilizar senha.

Se esse ramal for utilizado para fax, a opção Otimizar para Fax deve ser escolhida.

Se o Pbx IP estiver atrás de um NAT, é recomendado marcar a opção Ramal externo (NAT), para o ramal externo poder realizar ligações externas.

Caso a opção “Conexão direta com ramal sem usar o servidor” estiver marcada, o áudio das ligações realizadas pelo ramal não passarão pelo Pbx IP, economizando tráfego de dados e consumo de CPU no servidor, porém não será possível gravar as ligações e nem realizar transferências. Essa opção só pode ser ativada se o servidor não estiver atrás de NAT.

Limite de Tráfego

É possível limitar as ligações dos ramais em valores reais ou minutos mensais. Basta escolher a opção no quadro abaixo e digitar o valor ou minutos limite. Quando o ramal atingir o limite estabelecido naquele mês, ele não poderá mais fazer ligações, caso a opção “Bloquear ligações saintes após atingir o limite” estiver marcada.

O saldo do ramal será zerado todo mês no dia que for digitado no campo “Dia do mês para reativação do ramal após bloqueio automático“.

Ao marcar a opção “Enviar e-mail informando que o ramal atingiu o limite“, o sistema irá enviar um e-mail para o dono do ramal com esta notificação.

Informações de Relacionamento

O quadro abaixo mostra os grupos a qual o ramal pertence e a ordem do ramal no determinado grupo. Ao clicar no ícone, abre-se a tela de edição do grupo.

Concluindo a criação de um novo Ramal

Ao finalizar o preenchimento dos campos obrigatórios para a criação de um ramal, basta clicar no botão  no final da página.