Painel de Controle do Usuário – Menu: Recursos – Item: Salas de conferência

Ao acessar Salas de conferência será exibida uma tela com todas as salas de conferências disponíveis, conforme ilustração abaixo:

Painel de Controle do Usuário – Salas de conferência – Ativa

Listando as sala de conferência

Cada linha da tabela mostra uma sala de conferência um ícone para acesso.

Monitorar Sala de Conferência: Permite ao usuário monitorar e administrar a sala de conferência.

Monitorando uma sala de conferência

Ao clicar no ícone Monitorar Sala de Conferência uma tela semelhante a tela abaixo será exibida:

Monitorando a sala de conferência

Ícones da tela Monitoramento da Sala de Conferência

Permite ao usuário adicionar novos membros (internos ou externos) à sala de conferência.
Permite ao usuário atualizar a tela visualizando assim as informações atualizadas dos membros que fazem parte da sala de reunião.
Indica que status do membro é “em ligação” e ao clicar a ligação do membro específico é interrompida e o membro é descontado da sala de conferência.
Indica que o status do agente é “ausente” e ao clicar o sistema irá ligar para membro para adiciona-lo a sala de conferência.

Cada linha da tabela mostra as seguintes informações:

• Status: Situação do membro na sala de conferência, essa pode ter o valor em ligação representada pelo ícone  ou ter o valor ausente, representada pelo ícone .
• Número: Ramal ou Telefone pelo qual o membro se conecta.
• Nome: Nome do membro.
• Tempo: Tempo que o membro está conectado a sala de reunião (desde o inicio da ultima conexão, em caso de quedas ou desconexão esse contador será reiniciado).
• Microfone: Indica se o membro pode somente  ouvir, ou se pode  ouvir e interagir com a sala de conferência.

Adicionar Membros a Sala de Conferência

Para adicionar novos participantes a sala de conferência clique no ícone e a seguinte tela será exibida (Clique na imagem para ampliar):

Na área de Escolha dos participantes (parte superior esquerda da tela) são exibidos todos os contatos disponíveis no phone2b que ainda não foram selecionados para participar da sala de conferência, essa área é composta pelos contatos cadastros na lista de contato do usuário (contato pessoal), Lista de contato do pública do phone2b, Lista de contatos externos (Importada através de fonte de dados externos) e dos ramais existentes no phone2b.

Na área de Participante externo (parte superior direita da tela) é possível adicionar participantes que não estejam cadastrados no sistema, para isso basta preencher todos os campos e clicar no botão .

Ao adicionar um participante externo é necessário informar um e-mail válido, pois será nesse e-mail que o participante recebera as informações necessárias para ter acesso a sala de conferência, se desejar adicionar o participante a sua lista de contato, basta marcar a caixa de seleção “Salvar na minha lista de contato local pessoal” com isso o participante além de ser adicionado a sala de conferências será automaticamente adicionado a sua Lista de contatos disponível no painel do usuário (Recursos \ Lista de contatos).

Na área de participantes (parte inferior da tela) são exibidos os participantes selecionados para participar da sala de conferência.

Para remover um participante basta clicar no botão remover que irá aparecer na frente do participante na área de participantes (parte inferior da tela) que o participante será removido.

Ao encerrar as alterações basta clicar no botão   que as modificações serão salvas e um e-mail será enviado para todos os usuários que são participantes da sala de conferência, informando o número da sala e a senha para ter acesso ao recurso, após você será direcionado para a tela de Monitoramento da Sala de Conferência.

Se desejar cancelar as edições não salvando as alterações basta clicar no botão 

após clicar será exibida uma tela semelhante a tela abaixo:

A tela de funcionalidades permite configurar a execução de ações que podem ser executadas diretamente de um ramal, se for digitado o código estabelecido, para executar a ação é necessário que a funcionalidade esteja habilitada, após isso necessário apenas digitar o código da funcionalidade configurado.

Após realizar as alterações é necessário clicar no botão  para salvar as alterações.

Opção 1

Clique no menu PBX IP, em seguida clique no submenu RAMAIS/GRUPOS e depois em RAMAIS.

Opção 2

Uma forma rápida de acessar a página de Ramais é utilizar o quadro ATALHOS da página inicial do sistema. Basta clicar no primeiro item RAMAIS.

Lista de Ramais

Após entrar na tela de Ramais, basta clicar no botão .

A tela para adicionar um ramal se abrirá, contendo 7 quadros com as informações necessárias para a criação de ramais. São eles: Informações, Recursos, Siga-me, Permissão de Discagem/Rota de Saída, Configurações Avançadas, Limite de Tráfego e Informações de Relacionamento. Abaixo vamos detalhar cada quadro.

Informações

No quadro abaixo constam as principais informações do contato.

Básico

O sistema automaticamente sugere um número de ramal disponível dentro da faixa de ramais da empresa. O e-mail é necessário para o usuário receber os alertas de seu ramal, como correio de voz, chamadas perdidas, etc.

A senha desse quadro é composta de 4 dígitos e deve ser somente numérica, e será utilizada para acessar o correio de voz, painel de controle do usuário e o softphone Phone2You.

Telefones

Os campos de telefone servem tanto para constar na lista de contatos da empresa, como para ser configurado o Siga-me do ramal. Caso o usuário esteja habilitado a configurar Siga-me, basta marcar a caixa HABILITAR PARA SIGA-ME. Se o Pbx IP tiver chips GSM do plano empresa e o usuário tiver um celular da empresa, ao configurar Siga-me para o celular, as ligações serão encaminhadas sem custo (caso o chip da central tenha um plano de custo zero para ligações dentro do plano).

Particularidades

A opção Departamento serve para classificar os contatos em cada departamento da empresa e o Grupo de Captura serve para definir se o usuário terá permissão para capturar ligações que forem encaminhadas para o grupo que ele esteja inserido.

Se a opção ”Usar tronco chave como identificador externo” estiver marcada, quando o ramal fizer uma ligação externa, o número que irá aparecer no destino será o número principal da empresa. Caso ele deseje que sua identificação apareça outro número da faixa E1 disponível, basta marcar a opção “Identificação externa” e digitar o número desejado.

Recursos

No quadro abaixo é possível habilitar ou desabilitar os recursos disponíveis para cada ramal.

Funcionalidades

A opção Chefe-secretária é útil em casos onde um diretor possui uma secretária, e as ligações efetuadas para o ramal dele sempre passarão primeiro pela secretária.

Se a opção Chamada em espera estiver habilitada, o ramal pode receber ligações simultanemante, colocando uma em espera para atender outra.

Ao receber uma chamada e o ramal não atender, o ramal irá receber um e-mail avisando sobre a chamada perdida, caso a opção “Notificação de chamada perdida” estiver habilitada.

Ao marcar a opção Modo Porteiro, o toque será modificado quando as pessoas receberem ligações deste ramal.

Ao habilitar o “Não perturbe“, as ligações efetuadas para o ramal serão encaminhadas para o Siga-me que estiver configurado em caso de Ocupado, como Correio de voz, grupo, fila, etc.

A opção “Permitir acesso direto ao tronco” é útil para os administradores da telefonia realizarem testes com os troncos, pois poderão realizar ligações escolhendo o tronco desejado no momento da ligação, bastando digitar um código antes da ligação.

Se o ramal configurado for de uma secretária, recomenda-se ativar a opção “Permitir acesso a mesa operadora“, onde ela poderá visualizar em tela o status de cada ramal e gerenciar as ligações e transferências.

Caso o usuário for utilizar seu ramal fora da rede interna da empresa, em viagens por exemplo, ele deve marcar a opção “Criar ramal externo“. Em casos como o uso do ramal externo num softphone em um celular, é útil marcar a opção “Desabilitar código para Ligações Externas“, pois facilitaria ao discar para um número da agenda do celular, que foi cadastrado sem o código no início do número.

Para o ramal aparecer na listagem de contatos da empresa, basta marcar a opção “Permitir listagem do ramal na lista online“.

Correio de Voz

Ao receber um novo Correio de voz, o sistema pode enviar o áudio via e-mail com um arquivo MP3 anexo da gravação, bastando marcar a opção “Anexa e envia a mensagem de voz“. Para não sobrecarregar o uso de disco do servidor, a opção “Apaga a mensagem de voz após o envio” deve ser habilitada, portanto não será possível visualizar as mensagens de voz pelo Painel do usuário nem pelo ramal, somente pelo e-mail.

Painel de Controle

Cada ramal tem seu próprio Painel de Controle do Usuário, onde ele tem diversas funcionalidades para operar seu ramal. Para conceder acesso do ramal a este painel, deve-se habilitar a opção “Permitir acesso ao painel de controle“.

Além de poder dar acesso ao Painel de Controle, é possível definir quais recursos estarão disponíveis para cada usuário, como: Visualizar últimas ligações, Permitir ouvir ligações gravadas do ramal, Configurar ramal, Relatório de ligações, Envio de fax, Visualizar fax enviados, Reunião virtual e Lista online.

Siga-me

Neste quadro o usuário define a configuração de Siga-me para cada estado do ramal (Não atendida, Sempre, Ocupado), podendo ter configurações diferentes dentro e fora do expediente. Caso ele queira a mesma configuração, basta marcar a opção “Utilizar mesma configuração de Com expediente“.

Caso o usuário tenha permissão, ele poderá modificar essas configurações através do Painel de Controle do Usuário.

Permissão de discagem / Rota de Saída

Aqui é possível determinar a Rota de Saída que será utilizada para as ligações daquele ramal, para quais destinos o usuário poderá realizar ligações, e a duração máxima de cada ligação para cada destino, podendo ter configurações diferentes dentro e fora do expediente. Caso ele queira a mesma configuração, basta marcar a opção “Utilizar mesma configuração de Com expediente“.

Configurações Avançadas

Protocolo

Nesse quadro são configurados os protocolos que irão definir o tipo do ramal. Os ramais padrões são SIP, portanto essa opção deve ficar marcada.

Codecs

Os codecs são responsáveis pela compactação e encriptação dos pacotes de voz durante uma ligação. Para escolher os que serão utilizados, selecione-os na lista de Disponíveis e clique no ícone . Para retirar um codec escolhido, selecione-o na lista de Selecionados e clique no ícone .

Para alterar a ordem de utilização dos codecs, selecione o codec na lista de Selecionados e clique nos ícones ou .

Opções Especiais

A senha do protocolo é a senha utilizada para se configurar um ramal em um telefone IP ou softphone, portanto deve ser uma senha forte e mantida sob sigilo.

O campo contexto é utilizado para casos onde houver aplicações personalizadas no Pbx IP, portanto recomenda-se NÃO ALTERAR essa informação.

A opção DTMF modifica o tipo de sinalização DTMF que será utilizado no aparelho/software que o ramal está configurado.

Para alterar a quantidade de ligações que um ramal poderá realizar simultaneamente, basta modificar o campo “Chamadas Simultâneas“.

O tempo de toques define a quantidade de vezes que o telefone irá tocar até ser redirecionado para o Siga-me configurado opção Não Atendida.

Quando o sistema está configurado para utilizar um usuário e senha antes de cada ligação, ao escolher uma opção em Código da Conta, o ramal já fica associado a essa conta. Essa opção é útil onde um determinado ramal fica em segurança em um local, onde a pessoa sabe que ninguém mais terá acesso a ele e portanto, poderá discar diretamente sem utilizar senha.

Se esse ramal for utilizado para fax, a opção Otimizar para Fax deve ser escolhida.

Se o Pbx IP estiver atrás de um NAT, é recomendado marcar a opção Ramal externo (NAT), para o ramal externo poder realizar ligações externas.

Caso a opção “Conexão direta com ramal sem usar o servidor” estiver marcada, o áudio das ligações realizadas pelo ramal não passarão pelo Pbx IP, economizando tráfego de dados e consumo de CPU no servidor, porém não será possível gravar as ligações e nem realizar transferências. Essa opção só pode ser ativada se o servidor não estiver atrás de NAT.

Limite de Tráfego

É possível limitar as ligações dos ramais em valores reais ou minutos mensais. Basta escolher a opção no quadro abaixo e digitar o valor ou minutos limite. Quando o ramal atingir o limite estabelecido naquele mês, ele não poderá mais fazer ligações, caso a opção “Bloquear ligações saintes após atingir o limite” estiver marcada.

O saldo do ramal será zerado todo mês no dia que for digitado no campo “Dia do mês para reativação do ramal após bloqueio automático“.

Ao marcar a opção “Enviar e-mail informando que o ramal atingiu o limite“, o sistema irá enviar um e-mail para o dono do ramal com esta notificação.

Informações de Relacionamento

O quadro abaixo mostra os grupos a qual o ramal pertence e a ordem do ramal no determinado grupo. Ao clicar no ícone, abre-se a tela de edição do grupo.

Concluindo a criação de um novo Ramal

Ao finalizar o preenchimento dos campos obrigatórios para a criação de um ramal, basta clicar no botão  no final da página.