Menu PBXIP / CONFIGURAÇÕES

após clicar será exibida uma tela semelhante a tela abaixo:

Exemplo da tela configurações do sistema, já configurada

As informações a serem configuradas nessa tela são:

• Ligações externa: Permite escolher o número de 0 a 9 que deve ser discado para que um ramal possa ter acesso a linha externa.
• Interligações: Permite escolher um número  de 0 a 9 que o pbxip realize interligações.
• Estacionamento: Permite selecionar  qual a sequencia numérica deve ser digitada para enviar uma chamada para o estacionamento. A sequencia numérica é composta de um número   de 0 a 9 e uma sequencia de zeros (0), podendo ser 1, 2 ou 3 dígitos. Dessa forma para enviar uma ligação para o estacionamento será necessário digitar # + código sistema de conferência + sequencia de zeros.
• Conferência: Permite escolher qual a sequencia numérica deve ser digitada para realizar uma conferência. A sequencia numérica é composta de um número   de 0 a 9 e uma sequencia de zeros (0), podendo ser 1, 2 ou 3 dígitos. Dessa forma para  realizar uma conferência necessário digitar # + código do sistema de conferência+ sequencia de zeros.
• Agentes: Permite definir qual a faixa de agentes que serão criados, definindo dessa forma o número inicial do agente. Para definir a faixa é necessário informar o dígito inicial + o complemento em casas decimais, que pode ser 1, 2 ou 3 caracteres, essa escolha irá afetar diretamente na quantidade de agentes que o sistema pode criar, podendo ser 10 (para opção 1), 100 (para opção 2)  ou 1.000 (para opção 3) agentes na mesma faixa.
• Grupo de Toque: Permite definir qual a faixa de grupo de toque que será criada, definindo dessa forma o número inicial do grupo de toque. Para definir a faixa é necessário informar o dígito inicial + o complemento em casas decimais, que pode ser 1, 2 ou 3 caracteres, essa escolha irá afetar diretamente na quantidade de grupo de toques que o sistema pode criar, podendo ser 10 (para opção 1), 100 (para opção 2)  ou 1.000 (para opção 3) grupos de toque na mesma faixa.
• URA: Permite definir qual a faixa de URA que será criada, definindo dessa forma o número inicial da URA. Para definir a faixa é necessário informar o dígito inicial + o complemento em casas decimais, que pode ser 1, 2 ou 3 caracteres, essa escolha irá afetar diretamente na quantidade de URAs que o sistema pode criar, podendo ser 10 (para opção 1), 100 (para opção 2)  ou 1.000 (para opção 3) URAs na mesma faixa.
• Fila de Espera: Permite definir qual a faixa de fila de esperas que será criada, definindo dessa forma o número inicial do grupo da fila de espera. Para definir a faixa é necessário informar o dígito inicial + o complemento em casas decimais, que pode ser 1, 2 ou 3 caracteres, essa escolha irá afetar diretamente na quantidade de grupo de toques que o sistema pode criar, podendo ser 10 (para opção 1), 100 (para opção 2)  ou 1.000 (para opção 3) filas de espera na mesma faixa.
• Ramais: Permite definir qual a faixa de ramais que será criada, definindo dessa forma o número inicial do ramal. Para definir a faixa é necessário informar o dígito inicial + o complemento em casas decimais, que pode ser 1, 2, 3, 4 ou 5 caracteres, essa escolha irá afetar diretamente na quantidade de ramais que o sistema pode criar, podendo ser 10 (para opção 1), 100 (para opção 2) , 1.000 (para opção 3) , 10.000 (para opção 4) , 100.000 (para opção 5)  ramais na mesma faixa.
• Fax: Permite definir qual a faixa de Fax que será criada, definindo dessa forma o número inicial do Fax. Para definir a faixa é necessário informar o dígito inicial + o complemento em casas decimais, que pode ser 1, 2 ou 3 caracteres, essa escolha irá afetar diretamente na quantidade de Fax que o sistema pode criar, podendo ser 10 (para opção 1), 100 (para opção 2)  ou 1.000 (para opção 3) Fax na mesma faixa.

Após realizar as modificações é necessário clicar no botão  para salvar as alterações.

Configurações Básicas do Call Center

As configurações básicas da Fila de espera são as informações mais primitivas, usadas para identificar a fila e seu comportamento de distribuição de chamadas, os seguintes dados devem ser informado:

• Nome: Nome usado para identificar a fila de atendimento
• Número: Número a ser discado para acessar a fila de atendimento
• Estratégia de toque:  As estratégias de toque define a forma como a Fila de espera irá direcionar a chamada em espera para ser atendida pelos membros, as opções possíveis são:
  1. Toque Múltiplo: A chamada irá tocar simultaneamente em todos os membros que estiverem logado na Fila de atendimento
  2. Menos Recente: A chamada irá tocar apenas no membro que está a mais tempo sem atender chamadas.
  3. Menos Chamadas:  A chamada irá tocar no membro que atendeu menos chamadas (Toda vez que um novo membro entra na Fila de atendimento, as estatísticas são reiniciadas, nessa configuração ele irá receber chamadas até que iguale com os demais agentes, caso ocorra alguma alteração no PBXIP e seja aplicada as configurações, o sistema entenderá que os contadores devem ser reiniciados e internamente, todos os membros passam a ter a mesma quantidade de chamadas atendidas para fim de distribuição de chamadas).
  4. Aleatório: A forma de distribuição de chamadas será aleatória não seguindo uma ordem específica, poderá tocar em qualquer membro sem um critério definido.
  5. Memória Circular: A chamada irá tocar em um membro por vez independente da quantidade de chamadas que o membro tenha atendido, perdido ou mesmo de quando foi sua ultima chamada.
• Distribuição de chamadas:  A distribuição de chamadas é referente a forma como a fila de espera irá gerenciar a distribuição das chamadas que ela recebe, as possíveis opções são:
  1. Em série:  A chamada em série distribui as chamadas uma a uma, aguardando então que um membro disponível atenda para então enviar a próxima chamada.
  2. Em paralelo: A chamada em paralelo distribui o máximo de chamadas possíveis, enviando as chamadas simultaneamente para todos os agentes disponíveis e se a chamada não for atendida ela volta para a fila de atendimento.

Opções

• Gravar chamadas: Habilita a gravação de chamadas.
• Entrar na fila na ausência de membros: Permite que a fila de atendimento receba ligações mesmo se não houver membros na fila de atendimento.
• Sair da fila na ausência de membros: Remove a ligação da fila de atendimento, caso não exista membros para atender a ligação.
• Máximo de usuários: Define o máximo de membros que podem participar da fila de atendimento.
• Objetivo do Serviço: Determina o nível de serviço da fila a ser alcançado pela fila, essa informação será usada para fins estatísticos e em relatórios.
• Anúncio de entrada: Quando essa opção está ativa as ligações que entram na fila de atendimento ouvem o áudio definido .
• Encaminhar em caso de membros indisponíveis para:  Permite que a ligação seja encaminhada para outros recursos, se não houver nenhum membro disponível na fila de atendimento. Os recursos possíveis são:
  1. Grupo (Grupo de captura)
  2. Ramal
  3. Fax virtual
  4. Correio de voz
  5. Fila (Fila de espera)
  6. URA
  7. Sala de conferência
  8. Ação de áudio
  9. Tocar áudio
  10. Aplicação
  11. Caixa de correio
  12. Ação
  13. Campanha
  14. Pesquisa de Satisfação

  Após selecionado o recurso será exibido as opções disponíveis para cada recurso.

• Ao finalizar ligação encaminhar para:   Permite que a ligação seja encaminhada para outros recursos, ao final do atendimento. Os recursos possíveis são:
  1. Grupo (Grupo de captura)
  2. Ramal
  3. Fax virtual
  4. Correio de voz
  5. Fila (Fila de espera)
  6. URA
  7. Sala de conferência
  8. Ação de áudio
  9. Tocar áudio
  10. Aplicação
  11. Caixa de correio
  12. Ação
  13. Campanha
  14. Pesquisa de Satisfação

  Após selecionado o recurso será exibido as opções disponíveis para cada recurso.

Membros estáticos

• Membros estáticos: Os membros estáticos são os ramais que podem ser relacionados à fila, uma vez relacionado o ramal passa a ser um membro da fila, dessa forma, se o ramal estiver registrado ele irá receber as ligações da fila de atendimento como qualquer agente.
• Penalidade: Usado para definir a prioridade de quem recebe a ligação, as penalidades mais elevadas somente recebem ligações apenas se as penalidades menos elevadas estiverem em ligação. A menor penalidade  possível é 1 a maior é 20.  
• Pausar automaticamente o membro ao perder/recusar chamada: Quando uma chamada é perdida ou recusada pelo membro estático, o membro é automaticamente pausado pelo sistema.
• Tocar membro mesmo quando ocupado: A fila de atendimento envia uma ligação para o membro estático mesmo se ele estiver ocupado.
• Chamadas e tentativas: Em “Chamar membro por: ” define por quanto tempo a ligação deve tocar no ramal do membro a espera de que seja atendida,
• Tempo de liberação: Tempo que o fila espera para enviar uma nova ligação após o membro estático ter finalizado a ligação corrente.

Espera

• Durante espera: Permite ao sistema executar uma ação enquanto uma ligação aguarda atendimento na fila de espera, essa ação pode ser: Tom de chamando ou Tocar música de espera, caso seja selecionado Tocar música de espera será exibido as músicas que podem ser tocadas enquanto a ligação aguarda atendimento.
• Informar posição de atendimento: Se habilitado, informa ao cliente a sua posição de atendimento a cada intervalo de intervalo de tempo definido (a unidade de medida de tempo é em  segundos).
• Tempo previsto para atendimento: Permite ao sistema definir quando irá informar ao cliente o tempo previsto para atendimento, as opções disponíveis são: Não informar, Informar somente uma vez e Sempre informar. (Necessário que Informar posição de atendimento esteja habilitado)
• Áudio repetitivo: Reproduz um áudio a ser selecionado, a cada intervalo de tempo definido (a unidade de medida de tempo é em segundos)
• Permitir uso de opções da URA: Permite que o ligação que está aguardando atendimento na fila de espera, posso sair da fila e ir para uma URA. (Necessário que  Áudio repetitivo esteja habilitado)

Transbordo

• Transbordar: Permite ao sistema enviar a ligação que atinge o tempo máximo de espera definido para outros recursos.  Os recursos possíveis são:
  1. Grupo
  2. Ramal
  3. Fax virtual
  4. Correio de voz
  5. Fila
  6. URA
  7. Sala de conferência
  8. Ação de áudio
  9. Tocar áudio
  10. Aplicação
  11. Caixa de correio
  12. Ação
  13. Campanha
  14. Pesquisa de Satisfação

  Após selecionado o recurso será exibido as opções disponíveis para cada recurso.

Opções de áudio

• Primeiro da fila: Define o áudio a ser reproduzido para anunciar o primeiro da fila.
• Número na fila: Define o áudio a ser reproduzido para anunciar o número da fila.
• Aguarde para falar: Define o áudio a ser reproduzido solicitar que “Aguarde para falar”.
• Tempo de espera: Define o áudio a ser reproduzido para anunciar o tempo de espera.
• Minutos: Define o áudio para reproduzir a palavra “Minutos”.
• Segundos: Define o áudio para reproduzir a palavra “Segundos”.
• Aguarde ser atendido:  Define o áudio a ser reproduzido solicitar que “Aguarde para ser atendido”.
• Menos que: Define o áudio para reproduzir a frase “Menos que”.
• Tempo de espera: Define o áudio para reproduzir a frase “Tempo de espera”.

Supervisores

• Supervisores: Define os supervisores que tem permissão de monitorar a fila de espera, para dar permissão a um supervisor para monitorar a fila de espera basta você selecionar o supervisor que estiver na caixa de seleção disponível e e mover para a caixa de seleção selecionado, para mover o supervisor deve se usar os botões na forma de seta que estão presente entre as duas caixas, para retirara a permissão de um supervisor basta usar a seta para remover o supervisor da caixa de selecionado e coloca-lo na caixa disponível.

Informações de relacionamento

• Agentes relacionados: Exibe todos os agentes que podem ser membros da fila de espera, suas penalidades e um botão de ação que permite logar o agente pelo ambiente web.

Uma URA (Unidade de Resposta Audível) é um sistema que substitui uma telefonista, que toca um áudio personalizado quando um cliente liga para a empresa com diversas opções que podem ser digitadas, e então realizar a função configurada, como por exemplo, encaminhar para um grupo, ramal, outra URA, etc.

Para acessar a página com a listagem de URAs, clique no menu PBX IP, em seguida clique em URA.

Lista de URAs

Após entrar na tela de URA, a tela abaixo será exibida. Ela mostra todos as URAs cadastradas no Pbx IP. A quantidade de URAs mostradas por página é definida em Sistema >Configurações > Básicas.

Para navegar entre as outras páginas da listagem, basta utilizar os botões da paginação: .

Visualização Estruturada das URAs

Cada linha da tabela mostra uma URA com um ícone . Clicando nesse link você entrará na página de Visualização Estruturada da URA, conforme tela abaixo.

Nessa tela você tem a visualização gráfica completa da URA criada, com os níveis e subníveis escolhidos, e suas respectivas estatísticas de ligações para cada um.

Editando uma URA

Para editar uma URA, basta dar duplo clique na URA desejada ou então selecionar a URA na checkbox da primeira coluna e clicar no ícone . Só é possível editar uma URA por vez.

A tela de edição então será aberta para que as alterações sejam realizadas. Após realizadas as alterações, basta clicar no botão OK.

Excluindo uma URA

Para excluir uma URA, basta selecionar as URAs desejadas na checkbox da primeira coluna e clicar no ícone .

Adicionando uma nova URA

Para adicionar uma nova URA, basta clicar no botão .